« DigitaleBox s’adresse principalement aux petites collectivités qui se trouvent être les moins équipées, avec également de plus faibles moyens humains. »
DigitaleBox est un éditeur de logiciel pour les collectivités et administrations, depuis 2013 nos solutions logicielles accompagnent la transformation numérique de 350 clients. Nous sommes auprès des collectivités pour réaliser le double défi d’installer les premiers outils pratiques dans les services pour les agents là où prédominent encore le papier et des tableurs Excel qui rendaient impossible toute organisation fluide et efficace, mais aussi d’aider les collectivités à se conformer à la puissance normative, et permettre une mise en conformité au RGPD toujours avec ces mêmes outils.
Deux forces sont donc à l’œuvre, d’un côté l’apparition dans les collectivités d’outils numériques développés par le secteur privé sous l’impulsion des différents gouvernements qui y consacrent des budgets en augmentation depuis 10 ans, et la régulation de l’autre côté, alors que la CNIL a lancé les premiers contrôles RGPD dans les collectivités en 2022.
Dans ce cadre DigitaleBox propose aux collectivités un outil permettant d’améliorer le traitement des demandes des citoyens.
Ce travail est encore réalisé manuellement dans la plupart des 35 000 communes, ce travail est encore artisanal avec quasiment aucun outil, si ce n’est des feuilles Excel qui ne permettent pas une conformité au RGPD, ou des boites Outlook qui ne permettent pas un suivi du travail collaboratif, pire, la plupart des demandes sont aujourd’hui au format email ou électronique mais elles continuent d’être traitées comme du papier… les emails sont donc imprimés, parfois à chaque consultation par les différents services, ce système artisanal engendre donc des surcouts d’impression au-delà du temps/homme qui est perdu du fait de l’impossibilité d’un suivi du travail collaboratif.
La solution « Courrier » de DigitaleBox a donc permis de numériser toutes les demandes entrantes, d’enregistrer tous les courriels, de gérer les données des citoyens dans un outil qui permet de se conformer au RGPD et d’assigner les taches facilement aux services et agents concernés, pour la 1ere fois les DGS peuvent suivre en temps réel, le nombre de demandes en cours, le type de demande ainsi que les services sollicités. Le tout en réduisant les couts d’impression et les pertes de temps.
La solution permet aussi de résoudre la question de l’archivage, qui est sous la responsabilité des maires, ainsi avec une simple recherche on retrouve un courrier reçu et la réponse qui y a été apporté, plus besoin de stocker des cartons au grenier.
DigitaleBox s’adresse principalement aux petites collectivités qui se trouvent être les moins équipées, avec également de plus faibles moyens humains.
La décennie en cours est celle de la transformation numérique du transport public, avec la nécessité d’accompagner les élus et les agents du service public dans ce grand rattrapage, pour une transition réussie et ambitieuse.
Vincent MONCENIS, Président DigitaleBox
